Una colaboración para proyectos de capital
¿Qué son los proyectos de capital?
Un proyecto de capital es una inversión a largo plazo, intensiva en capital, para crear, construir, ampliar o mejorar un activo de capital. Los proyectos de capital son relevantes en diversos mercados e industrias. La construcción de nuevas instalaciones, el mantenimiento de infraestructuras civiles, la mejora de parques públicos, la construcción de estaciones de recarga para vehículos eléctricos... son sólo algunos ejemplos de proyectos de capital que repercuten en nuestra vida cotidiana. Los proyectos de capital suelen ser iniciativas plurianuales con grandes presupuestos, por lo que sus métodos de gestión y ejecución son fundamentales para el éxito.
En un contexto industrial, los proyectos de capital suelen implicar una inversión en la compra o construcción de grandes activos fijos, como infraestructuras como carreteras y puentes, almacenes de fábricas o centros de producción. Estos proyectos son muy comunes y tienen gran repercusión en sectores intensivos en recursos, comola energía y los servicios públicos, el petróleo y el gas y el transporte y las infraestructuras.
Los retos de los proyectos de capital
Dada la complejidad de la gestión de los proyectos de capital, la integración eficaz de los numerosos sistemas digitales implicados siempre ha sido un punto delicado para las empresas que hacen un uso intensivo de capital. Ninguna solución tecnológica ha sido capaz hasta ahora de lograr una integración funcional satisfactoria entre los procesos esenciales, incluida la gestión del diseño, los proyectos, los documentos y la administración de las obras. Cuando se intenta integrar la gestión de proyectos de capital y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas suelen enfrentarse a los siguientes retos:
- Falta de sincronización entre las distintas funciones del proyecto, que están muy dispersas.
- Falta de sincronización entre las bases de datos/registros de actividad del ERP y el registro de planos o Digital Twin.
- Integración subóptima entre los sistemas de gestión financiera, de proyectos y de activos y los controles de documentos relacionados, lo que genera complejidad y trabajo innecesario
- Visibilidad y responsabilidad limitadas de los cambios en los datos de los activos y los documentos relacionados.
- Retraso en el reconocimiento de los activos por parte de los registros de activos físicos y financieros.
- Largos plazos para los cambios de diseño y otros cambios de proyecto con dependencias
- Retraso en las actualizaciones de los sistemas de mantenimiento y gestión durante los proyectos de capital
- Complejos procesos de previsión e información de proyectos
Desde el punto de vista del control del capital y de los proyectos, estos retos pueden provocar pérdidas crónicas en costes, tiempo y calidad. Peor aún, la adquisición de datos de gestión de activos suele ser tardía o inexacta, lo que pone en riesgo las operaciones y el rendimiento de la empresa. Desde el punto de vista de la gestión de activos, muchos de estos puntos débiles se manifiestan como parte del "problema del traspaso de activos", en el que las organizaciones luchan por sincronizar toda la información necesaria sobre activos en todos los sistemas y procesos.
El problema del traspaso de activos
Un problema difícil y bien conocido para las empresas que hacen un uso intensivo de capital es cómo identificar de forma rápida y eficaz el subconjunto crítico de datos generados por los proyectos y utilizados para actualizar los sistemas ERP. Esta tarea suelen realizarla los administradores de datos maestros de activos, y los datos maestros de los proyectos de capital deben gestionarse con mucho cuidado para que el mantenimiento de los activos sea seguro. Los gestores de activos necesitan planos o registros que sean "tal y como se construyeron", es decir, que se haya confirmado que los activos se han construido o instalado realmente y que, por lo tanto, están cualificados para su puesta en servicio y, por lo tanto, registrados en la solución para el mantenimiento y otros procesos relacionados. El registro de datos clave incorrectos o ausentes puede marcar la diferencia entre la vida y la muerte en algunos ámbitos o, lo que es más habitual, provocar costosas averías en los activos y costes operativos excesivos.
Los administradores de datos maestros de activos no deberían tener que rebuscar en gigabytes de datos de proyectos para reconstruir lo que se calificó para el servicio y lo que realmente se entregó. En su lugar, los datos necesarios deben identificarse fácilmente, tener el formato correcto y estar disponibles para el control de calidad antes de cargarlos en sistemas ERP como SAP. El proceso debe ser rápido y fluido, con una cadena de responsabilidad visible de principio a fin, para que cualquier duda o pregunta pueda resolverse rápidamente.
Los administradores de datos tampoco tienen que esperar mucho a que se comprueben y entreguen los documentos correctos del proyecto, ya sean planos as-built, manuales de funcionamiento y mantenimiento, resultados de la puesta en servicio, certificaciones o garantías. A menudo, el activo ya está en servicio cuando esta documentación se recopila laboriosamente con métodos tradicionales. Una gestión eficiente y eficaz de la documentación es crucial para garantizar la continuidad de las operaciones.
La culminación de estos problemas es un gran retraso entre el momento en que el activo está realmente en servicio y el momento en que el sistema ERP se actualiza para reflejar esta realidad. Imagínese que es usted un técnico de mantenimiento y tiene un activo que mantener, pero los datos aún no están listos para los planes de mantenimiento y las órdenes de trabajo. No podría llevar a cabo un mantenimiento eficaz ni saber si los activos están en garantía.
Para colmo, los responsables financieros y los auditores pueden enfadarse porque aún no han podido empezar a amortizar los activos debido al retraso en el reconocimiento de los mismos. Los costes de capital del proyecto pueden quedar atascados en "Activos en construcción" (AuC) durante demasiado tiempo. Los registros de activos deben establecerse a tiempo para permitir que los costes se muevan y los activos se deprecien. Si el retraso es demasiado largo, es difícil informar con precisión de la situación financiera real de la empresa con saldos de AuC cada vez mayores.
Existen soluciones de nicho que abordan aspectos individuales del problema general de la transferencia de activos, pero sólo recientemente, gracias a una asociación entre SAP y Siemens Digital Industries Software, así como a la colaboración de expertos en implementación como Engineering Industries eXcellence, se ha podido disponer de una solución más flexible y holística para todos estos procesos empresariales críticos.
Presentación de SAP CaPEM
Para hacer frente a estos desafíos de gestión de proyectos de capital, Engineering Industries eXcellence se asoció con SAP y Siemens Digital Industries para ofrecer una solución innovadora que mejora la oferta Teamcenter Product Lifecycle Management (PLM) de Siemens, líder en la industria, para procesos de obras de capital y una profunda integración funcional con SAP S/4HANA. La solución resultante se denomina SAP Capital and Project Engineering Management (SAP CaPEM).
SAP Capital Project Engineering Management adapta la tecnología Siemens Teamcenter para aplicar los principios PLM a la planificación, diseño y construcción de activos, integrándose con SAP como sistema ERP de referencia. SAP CaPEM gestiona los procesos empresariales y los intercambios de datos entre SAP y las actividades específicas del proyecto en las fases de diseño y construcción. Esto incluye la gestión del Entorno Común de Datos para apoyar el funcionamiento de los Gemelos Digitales y el intercambio de documentos del proceso de diseño. En resumen, SAP CaPEM simplifica el trabajo necesario para integrar eficazmente los flujos de datos y los procesos empresariales.
SAP CaPEM permite al propietario u operador consolidar los datos técnicos que soportan sus activos y plantas en un único entorno digital colaborativo. Esto incluye la información generada por la ingeniería, las adquisiciones, la construcción, los proveedores de servicios asociados y sus cadenas de suministro.
Lo que hace que SAP CaPEM sea transformador es su capacidad para integrar información de proyectos y diseños normalmente aislada con otras fuentes de datos técnicos y empresariales para activos y proyectos de capital. Con SAP CaPEM, su empresa puede dar un paso más en su viaje hacia la transformación digital y obtener una única fuente sincronizada de la verdad de los activos para procesos empresariales, operaciones y colaboración interfuncional sin fricciones.
¿Cómo funciona?
Estructura del entorno de datos común
Si observamos el diagrama anterior, podemos ver que SAP CaPEM desempeña un papel fundamental de orquestación e integración entre las soluciones de diseño y los sistemas ERP. En el lado del diseño, SAP CaPEM gestiona los distintos marcos de interoperabilidad de diseño comunes a muchos proveedores. El resultado es la producción de planos y documentos que identifican la información necesaria para el ERP.
Si se está renovando una instalación, se creará un documento que indique qué activos se han eliminado y cuáles se han añadido, como en el ejemplo de interfaz de la página siguiente. Esto puede considerarse una solicitud de gestión de cambios para el sistema ERP, que es totalmente transparente y trazable, gracias a la interoperabilidad de SAP CaPEM con los procesos de gestión y planificación de proyectos.
La interfaz anterior muestra qué elementos se han eliminado y añadido a un documento de diseño o a un registro de dibujo digital. No es necesario derivar estos datos de un dibujo, ya que SAP CaPEM realiza el seguimiento de los cambios con objetos de dibujo.
SAP CaPEM también facilita la compilación de datos y el control de cambios, la actualización de registros en ERP y su visualización en sistemas de información geográfica (SIG). Una vez actualizados los activos en el registro de activos físicos, la contabilidad puede utilizar los números o cantidades de los equipos para registrar los activos en el registro financiero y amortizarlos con cargo al presupuesto de capital.
¿Por qué Engineering Industries eXcellence?
Engineering Industries eXcellence, una empresa del Engineering Group, es desde hace tiempo un socio estratégico y experto tanto de Siemens Digital Industries como de SAP. Nuestro equipo global de expertos puede asesorarle sobre cómo eliminar los puntos débiles de los proyectos de capital con SAP CaPEM y mejorar el rendimiento de su programa de obras de capital. Nuestros especialistas tienen experiencia concreta en gestión de obras de capital con SAP, integración de proyectos, integración de SIG y gestión de datos maestros de activos. También contamos con una práctica global establecida de algunos de los expertos más especializados técnicamente en PLM. Juntos, ofrecemos una combinación de fiabilidad de doble asociación, conocimiento de los procesos empresariales, experiencia técnica y capacidades de implementación de la que ninguna otra empresa, aparte de Engineering IndX, puede presumir. Permítanos acompañarle en su viaje de transformación digital para el futuro de su empresa.
